重慶市梁平區檔案局行政規范性文件
重慶市梁平區檔案局
關于進一步規范檔案服務外包工作的通知
梁檔發〔2019〕3號
各鄉鎮人民政府（街道辦事處），區委各部委，區政府各部門，各人民團體，有關單位：
近期，區檔案局在對全區各機關、企事業單位檔案工作進行調研檢查過程中發現，不少檔案服務外包企業、單位等機構（以下統稱服務外包機構）以區檔案局的名義向各單位招攬檔案外包服務，嚴重影響區檔案局形象，也催生了檔案社會化服務過程中不公開、不公平等不良現象。為進一步規范全區檔案服務外包工作，厘清有關方面權責，凈化檔案服務外包市場環境，提升檔案整理、數字化等服務外包質量水平，現將有關事項通知如下。
一、不指定、不推薦服務外包機構
各單位檔案整理、數字化加工工作可自行組織開展，也可采取服務外包方式進行。采取服務外包的單位按有關要求確定服務外包機構。區檔案局不指定、不推薦任何服務外包機構，任何服務外包機構自稱為區檔案局指定、定點或推薦的檔案服務外包機構均不屬實。各單位在確定服務外包機構時，應當根據國家法律法規的規定和業務需要、檔案的特點及其管理要求，綜合考察和核實服務外包機構的服務能力、經驗和信譽。服務外包資金達到政府采購或招投標金額限額標準的，要嚴格按照政府采購、招投標規定執行，招投標文件、評標文件、合同、驗收文件等應當歸檔保存。
二、嚴格審查檔案服務外包機構資格資質
（一）承接檔案業務的服務外包機構，應為依法注冊的法人，具有獨立承擔民事責任的能力和履行合同所必需的經營執照以及相關資質、許可證明。承接檔案數字化業務的服務外包機構，其法人必須是中華人民共和國境內注冊的企業法人或事業單位法人，股東及工作人員必須是中華人民共和國境內公民，其業務范圍還應當包括檔案數字化加工或數據處理類項目。
（二）承接涉密檔案數字化加工的服務外包機構，應當取得國家保密行政管理部門頒發的甲級或乙級國家秘密載體印制資質。承接非涉密、可公開的檔案數字化加工服務外包機構，可不要求國家秘密載體印制資質。
三、嚴格監督檢查，確保檔案服務外包質量和檔案安全
（一）確保檔案服務外包質量。各單位采取服務外包時，應當嚴格遵循《檔案服務外包工作規范》（DA/T68—2017）。檔案整理要嚴格執行《歸檔文件整理規則》（DA/T22—2015）《重慶市歸檔文件整理規則》（渝檔發〔2016〕7號）等國家和我市各門類檔案整理的技術標準、業務規范；檔案數字化要嚴格按照《檔案數字化外包安全管理規范》（檔辦發〔2014〕7號）、《重慶市紙質檔案數字化實施細則》（渝檔發〔2018〕5號）、《重慶市檔案數字化副本移交與接收辦法》（渝檔發〔2018〕6號）要求，嚴格執行目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、數據掛接等流程技術標準，按照規定格式進行儲存。在檔案整理、數字化前，各單位要與區檔案館及時溝通，要確保符合入館要求。各單位要加強質量監督檢查、抽查，項目結束時還應當按照相關技術標準、規范及合同約定的技術指標進行質量驗收，驗收不合格的必須要求返工、整改，確保符合檔案整理、數字化質量要求。
（二）確保檔案安全。在檔案服務外包時，各單位不能當 “甩手掌柜”，要落實檔案安全主體責任，指定檔案整理場地，明確具體人員對檔案外包服務進行安全監管，并與服務外包機構簽訂保密協議，確保檔案實體和信息安全，嚴禁私自處理、銷毀、刪除、更改檔案以及其他違法行為發生，一經發現將嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國行政處罰法》等有關規定，嚴肅追究相關單位及企業（人員）責任。
重慶市梁平區檔案局
2019年12月20日
渝公網安備50022802000041號
